「何度説明しても伝わらない…」を卒業！行政書士が始めた“動画マニュアル”という新習慣
「先生、これってどうやるんですか？」が毎日くる…
「もう10回は同じことを説明してる気がするんです…」
そう相談してくれたのは、とある都内の行政書士事務所の先生でした。
スタッフさんにお願いしている業務内容が少し複雑で、
・住民票の取得方法
・郵送申請の流れ
・補助金のフォーム記入方法
など、細かい手順を毎回口頭で説明しなければならないのがストレスだと…。
業務マニュアルはある。でも読まれない！
「マニュアルはあるんです。Excelで整理してるんですが…」
と、見せてもらった資料は、ちゃんと作り込まれていました。
でも問題はそこじゃなかったんです。
- 文字が多くて読みづらい
- 手順が頭に入らない
- 結局、質問される
- 忙しいと“読む暇がない”
つまり、「見る気がしないマニュアル」になっていたんですね。
「動画で説明できたら楽なんだけどなぁ…」
そこで先生がつぶやいたのがこの一言。
「動画で手順を説明できたら、一回見せれば済みますよね…」
まさにその通りです。
手順や操作、流れのある内容は、文字より動画のほうが圧倒的に伝わりやすい。
しかも、口頭で説明する時間も減らせる。
これを聞いて、私はすぐに動画マニュアルの導入を提案しました。
行政書士業務にぴったりの“動画マニュアル”って？
動画マニュアルといっても、映画のような本格的な映像を作る必要はありません。
たとえば以下のような内容を、1本2～3分のアニメーションにまとめるだけでも効果大です。
- 【外出前】市役所での証明書の取り方
- 【郵送申請】封筒の記載例・書類の折り方
- 【補助金対応】オンライン入力の画面操作手順
- 【顧客対応】初回面談の流れと対応マナー
「紙マニュアル＋動画」で補い合う形が理想です。
実際に導入してみたら…
この先生の事務所で実際に作成したのは、以下の3本。
- 市役所での住民票取得マニュアル（窓口の流れ＋注意点）
- 郵送書類の送付手順（封筒の記載／中身チェック）
- 補助金フォームの入力動画（実際の入力画面を録画）
制作後、まずは新人スタッフに試してもらったところ…
「一度見ただけで、ほぼ完璧にできた」
とそんな最高な結果報告をいただきました。
しかも、口頭でのフォローが半分以下に減ったそうです。
なぜこのような結果になったのかというと
人の脳は「視覚（ビジュアル）」と「聴覚（音声）」の両方から同時に情報を受け取ると
記憶の定着率が高くなる
ことがわかっています。
これは「マルチモーダル学習（Multimodal Learning）」と呼ばれるもので、
- テキストだけ
- 音声だけ
- 映像だけ
よりも、
「映像＋音声」＝動画の方が、理解・記憶に圧倒的に有利なのです。
特に行政書士の業務は、
- フロー（手順）
- 書類の記載例
- 操作画面
といった視覚情報が多いジャンル。
だからこそ、“見せる説明”が最強なんです。
よくある質問とその答え
Q. 動画って作るの大変じゃない？
A. はい、最初はちょっと手間ですが、一度作ればずっと使える資産になります。毎回同じことを口で説明するより、断然効率的です。
Q. 社内スタッフで作れる？
A. パワポやCanvaを使った簡単なスライド＋録音だけでもOK。外注するなら、アニメーション形式のマニュアルもおすすめです。
Q. スマホでも見られる？
A. はい、YouTubeの限定公開やGoogleドライブにアップすれば、スマホからもサクッと再生できます。
動画マニュアルを導入して変わったこと
この事務所では、導入後にこんな変化がありました。
- 「これ、どうやるんですか？」が激減
- 教えるストレスがなくなった
- スタッフが自信を持って動けるように
- 新人教育の時間が短縮
- ベテランスタッフの“指導負担”が減った
しかも、先生自身が落ち着いて本業に集中できるように！
こんな場面で特におすすめ
行政書士事務所の業務で、動画マニュアルが特に効果を発揮するのは以下のようなシーンです。
- 市役所や法務局での書類取得ルール
- 顧客面談の事前準備とチェックポイント
- 補助金やビザなど申請フォームの記載方法
- チェックリストの説明
- 電話対応や訪問マナーなどの業務ルール
「見て覚える」が可能な業務は、動画との相性バツグンです。
【まとめ】説明に疲れたら、動画に任せてみては？
今回の行政書士の先生のように、
「説明に追われて、本業が進まない」
「マニュアルを作っても読まれない」
そんな悩みは、実は多くの士業の方に共通しています。
でも、動画マニュアルという選択肢を取り入れることで、
- スタッフ教育の効率UP
- 業務品質の安定化
- 自分の時間確保
が一気に実現できます。
そして何より、“教えることに疲れない日常”が手に入ります。
おまけ：アニメーション研修動画や動画マニュアル作成に興味ある方へ
この研修の課題、テーマはアニメーション動画との相性抜群です。
視覚で伝える・ストーリーで理解させる・ナレーションで補完する、という3つの要素が揃い下記のような難しいIT分野でもわかりやすく伝えることができます。
「うちもマニュアルの伝え方、変えてみたいな…」という方がいたら、
お気軽にご相談ください。
