行政書士の新人教育が楽になる！ 読まれない紙マニュアルを“動画マニュアル”に変える方法
同じ質問が毎日くるストレス
先生、これってどうやるんですか？
事務所でそんな声を聞かない日はない。
もう10回は同じことを説明してる気がするんです…
と、疲れた様子で話してくれたのは、都内の行政書士事務所の先生でした。
業務をスタッフに任せているものの、細かい手順が多く、毎日のように同じ質問が繰り返される。
そのたびに先生は手を止めて説明をすることになり、自分の仕事がなかなか進まないのだそうです。
なぜ同じ質問が繰り返されるのか？
スタッフさんが聞いてくるのは、決してやる気がないからではありません。
業務の中には慣れないと覚えづらい「細かい段取り」が多く含まれているからです。
たとえば──
例えば…
- 住民票を取得するための窓口での手続き
- 郵送で申請を行う際の流れや封筒の書き方
- 補助金のフォーム入力に必要な注意点
こうした作業は、一度聞いてすぐに覚えられるものではありません。
やってみると「あれ、次は何をすればいいんだっけ？」と迷うことが多いのです。
結果として「もう一度聞こう」となり、先生のもとに同じ質問が戻ってくる…。
これが毎日積み重なると、先生にとっては相当なストレスになります。
口頭説明だけでは限界がある
実は、こうした悩みは行政書士事務所だけでなく、多くの士業事務所や中小企業で起きています。
口頭での説明は一度きり。
聞いた側も完璧に覚えるのは難しいし、説明する側も
どこまで教えたっけ。。。
と正確に説明したことを管理できません。
特に新人スタッフの場合、知識ゼロからのスタートなので、一度で覚えることはほとんど不可能。
結果として「また聞くしかない」状況に追い込まれてしまうのです。
そのたびに先生が呼び止められて説明を繰り返す…。
結果として、自分の本業に集中できる時間がどんどん削られていく。
「また同じ説明か…」と感じるたびに、ちょっとしたストレスが積み重なっていくのも無理はありません。
業務マニュアルはある。でも読まれない！
マニュアルはあるんです。Excelで整理してるんですが…
そう言って先生が見せてくれたのは、かなり細かく作り込まれた資料でした。
内容を見ると、必要な情報はきちんと網羅されています。
知識のない私でもわかりそうな手順も番号付きで整理され、ぱっと見は「完璧」なマニュアル。
それなのに、なぜかスタッフさんからの質問は減らないのです。
読まれない理由は“質”ではなく“形”
マニュアルの出来が悪いわけではありません。
問題は“読む側の事情”にあります。
例えば…
- 文字が多くて読みづらい
→ 黒い文字がびっしり並んでいるだけで、開いた瞬間に気持ちが重くなる。 - 手順が頭に入らない
→ 実際の画面や現場の流れがイメージできず、読むだけでは理解に結びつかない。 - 結局、質問される
→ 書いてあるのはわかっていても、確認に時間がかかるため「先生に聞いた方が早い」となってしまう。 - 忙しいと“読む暇がない”
→ 目の前の業務を優先するため、資料を開く余裕すらなくなる。
こうして「読む気がしないマニュアル」になってしまい、宝の持ち腐れになっているのです！
“あるけど使われない”が一番もったいない
先生にとっては「せっかく作ったのに…」という思い。
スタッフにとっては「文字ばかりで読むのが大変」という本音。
どちらも悪くないのに、結果として“マニュアルが機能していない”という残念な状況に陥ってしまいます。
つまり、マニュアルが存在していること自体が問題ではなく、「どうやったら実際に使ってもらえるか」が課題なのです。
解決のヒントは「動画マニュアル」
そこで先生がふとつぶやいたのが、この一言でした。
動画で手順を説明できたら、一回見せれば済みますよね…
まさに、その通りなのです。
動画が“伝わる”理由
業務の手順や操作の流れは、文章だけだとどうしてもイメージがしづらいもの。
しかし、動画なら実際の画面や作業の手元をそのまま見せることができるため、理解度は一気に高まります。
動画マニュアルがおすすめの理由
- 流れが目でわかる → 「次に何をすればいいか」が直感的に理解できる
- 繰り返し見られる → 忘れても再生すれば確認できる
- 先生の負担が減る → 毎回同じ説明をしなくてよくなる
つまり、文字では「頭で理解する」しかできなかったものが、動画では「目で覚える」「体感として理解する」に変わるのです。
「一度見せれば済む」の効果
先生が感じていた「何度も同じ説明を繰り返すストレス」。
それを根本から解消できるのが動画マニュアルです。
一度動画を作れば、スタッフは必要なときにそれを見返せばいい。
先生は「また同じことを説明しなきゃいけない…」という状況から解放され、自分の本業に集中できる時間が増えていきます。
だからこそ、私は提案しました
お試しで一つマニュアルを動画にしてスタッフに感想を聞いてみましょう！
先生のつぶやきを受けて、私はすぐに動画マニュアルの導入を提案しました。
文字で“読む気がしないマニュアル”から、誰でも“見ればわかるマニュアル”へと変えることで、事務所全体の働き方が変わると確信したからです。
行政書士業務にぴったりの“動画マニュアル”とは？
「動画マニュアル」と聞くと、映画のような本格的な映像を思い浮かべる方もいるかもしれません。
ですが実際はそんな大掛かりなものは必要ありません。
日常業務で繰り返し行う手順を、2～3分程度の短いアニメーションや画面キャプチャ動画にまとめるだけで十分な効果が出ます。
たとえば、こんな動画が役立つ
行政書士業務の中でスタッフがよくつまずくポイントを、動画にしておくと便利です。
- 【外出前】市役所での証明書の取り方
窓口での必要書類や申請書の記入例を動画にしておけば、初めてのスタッフでも安心して対応できます。 - 【郵送申請】封筒の記載例・書類の折り方
封筒の宛名や同封書類の入れ方など、細かい部分は文字で説明しても伝わりにくいですが、動画なら一目で理解可能。 - 【補助金対応】オンライン入力の画面操作手順
実際の入力画面をキャプチャして操作を見せれば、「ここにチェックを入れる」「このボタンを押す」といった具体的な流れがすぐに覚えられます。 - 【顧客対応】初回面談の流れと対応マナー
あいさつの仕方や名刺交換など、言葉では伝えにくい“動き”や“雰囲気”も、動画ならしっかり共有できます。
PDFマニュアルとの組み合わせがベスト
私のおすすめは、動画マニュアルをYouTubeに限定公開でアップし、概要欄に補足資料（PDF）のリンクを載せておく方法です。
こうしておけば、後から判明したトラブル対応や追加情報も、PDFとして簡単に更新・共有できます！
実際に導入してみたら…
この先生の事務所で実際に作成したのは、まず次の3本でした。
作成した動画マニュアル
- 市役所での住民票取得マニュアル（窓口の流れ＋注意点）
- 郵送書類の送付手順（封筒の記載／中身チェック）
- 補助金フォームの入力動画（実際の入力画面を録画）
どれも「毎回スタッフから質問が出る」典型的な業務をピックアップし、短い動画にまとめたものです。
制作後、まずは新人スタッフに試してもらったところ先生にとっては、まさに待ち望んでいた結果！
「スタッフの業務理解度が上がった」
「通勤前の電車や空き時間にスタッフが自主的にマニュアルの確認をしてくれるようになった」
そしてその後、口頭でのフォロー回数は半分以下に減ったそうです！
なぜここまで効果が出たのか？
大きな理由は、人の学習の仕組みにあります。
脳は「視覚（ビジュアル）」と「聴覚（音声）」の両方から同時に情報を受け取ると、理解と記憶の定着が飛躍的に高まるのです。
これは教育学の分野で マルチモーダル学習（Multimodal Learning） と呼ばれています。
テキスト・音声・映像の違い
- テキストだけ … 読み返しはできるが、理解に時間がかかる
- 音声だけ … 流れてしまい、記憶に残りにくい
- 映像だけ … イメージはしやすいが、補足情報が不足しがち
これらに比べて、「映像＋音声」＝動画 は「見ながら聞く」という二重の情報入力が可能です。
その結果、理解も記憶も圧倒的にスムーズになります。
行政書士業務との相性は抜群
この仕組みは、特に行政書士業務と非常に相性が良いのです。
なぜなら、行政書士の業務は「目で見て理解する情報」が多いから。
- フロー（手順） → 書類提出や申請の一連の流れ
- 書類の記載例 → 実際のフォームや記入欄のサンプル
- 操作画面 → オンライン申請システムの具体的な画面
こうした情報を文字だけで説明しようとすると、どうしても
- 「読むのが大変」
- 「実際の場面がイメージできない」
という壁にぶつかります。
だからこそ、“見せる説明”＝動画マニュアル が最強なのです。
スタッフは「一度見れば理解できる」状態になり、
先生の説明負担も大幅に減少します！
よくある質問とその答え
Q. 動画って作るの大変じゃない？
A. はい、最初はちょっと手間ですが、一度作ればずっと使える資産になります。
毎回同じことを口で説明するより、断然効率的です。
Q. 社内スタッフで作れる？
A. パワポやCanvaを使った簡単なスライド＋録音だけでもOK。
外注するなら、アニメーション形式のマニュアルもおすすめです。
Q. スマホでも見られる？
A. はい、YouTubeの限定公開やGoogleドライブにアップすれば、スマホからもサクッと再生できます。
動画マニュアルを導入して変わったこと
この事務所では、動画マニュアルを取り入れたあとに大きな変化がありました。
ただ便利になっただけでなく、働き方そのものが前向きに変わったのです。
「これ、どうやるんですか？」が激減
導入前は毎日のように繰り返されていた質問が、動画マニュアルの導入後は激減しました。
スタッフは「動画を見れば解決できる」とわかっているので、先生を呼び止める必要がなくなったのです。
教えるストレスがなくなった
「また同じ説明か…」という繰り返しから解放され、先生の心の負担が大幅に軽くなりました。
その分、本来の業務に集中できる時間が増えたのはもちろん、精神的なゆとりも戻ってきたのです。
スタッフが自信を持って動けるように
ちゃんとできているかな…
という不安を抱えながら仕事をすることは、スタッフにとってもストレスです。
動画で手順を確認できるようになったことで、安心して作業を進められるようになり、自信を持って行動できるようになります。
新人教育の時間が短縮
新人スタッフにゼロから口頭で説明する必要がなくなり、教育時間は大幅に短縮されました。
「まずは動画を見て流れを理解してから実践」というステップができたことで、学習スピードが格段に上がったのです。
ベテランスタッフの“指導負担”が減った
今までは新人のフォローをベテランが担っていましたが、動画が“共通の先生”の役割を果たすようになりました。
ベテランは自分の業務に集中できるようになり、事務所全体の生産性が上がったのです。
先生自身が落ち着いて本業に集中できるように
そして何よりも大きな変化はここ。
質問対応や教育に追われることが減ったことで、先生自身が落ち着いて本来の業務（顧客対応や申請書の精査など）に集中できるようになったのです。
つまり、動画マニュアルは「便利ツール」にとどまらず、
先生・スタッフ双方の働き方を根本から変える仕組みになったのです！
こんな場面で特におすすめ
行政書士事務所の業務のなかで、動画マニュアルが特に力を発揮するのはこんな場面です。
どれも「文字や口頭説明だけでは伝わりにくい」「新人がつまずきやすい」作業です。
上記でも伝えましたがもう少しおすすめの理由をお伝えしておきます！
市役所や法務局での書類取得ルール
どの窓口に行けばいいのか、どんな書類が必要なのか──。
初めて行くスタッフにとっては緊張しやすいポイントです。動画で一連の流れを見せておけば、不安なく対応できます。
顧客面談の事前準備とチェックポイント
「名刺はどこにしまう？」「面談の流れはどう進める？」といった細かい所作は、文字だけでは伝わりにくい部分。動画なら雰囲気ごと共有でき、安心して顧客対応ができます。
補助金やビザなど申請フォームの記載方法
記入例を紙で渡しても、実際に書くときに迷うスタッフは多いもの。
実際のフォームを画面キャプチャしながら「ここにチェックを入れる」「この欄は空白」と見せることで、ミスをぐっと減らせます。
チェックリストの説明
「この順番で確認する」「ここを忘れると手戻りが発生する」といったチェック作業は、動画にして流れで見せると理解がスムーズ。
実務の効率化につながります。
電話対応や訪問マナーなどの業務ルール
声のトーンや表情、立ち居振る舞いなどは文章では伝わりません。
動画なら一度見れば「こうすればいいのか」と腑に落ちるため、現場での迷いが減ります。
つまり、「見て覚える」要素が多い業務は動画との相性がバツグンです。
特に行政書士事務所のように、フロー・マナー・書式が混在する仕事では、その効果が際立ちます。
【まとめ】説明に疲れたら、動画に任せてみては？
今回ご紹介した行政書士の先生のように、
- 「説明に追われて、本業が進まない」
- 「マニュアルを作っても、結局読まれない」
と感じている士業の方は少なくありません。
これは行政書士だけでなく、社会保険労務士や税理士、司法書士など、“人に教える業務”が多い士業全般に共通する悩みです。
動画マニュアルで得られる3つのメリット
動画マニュアルという選択肢を取り入れるだけで、次のような効果が一気に実現できます。
- スタッフ教育の効率UP
新人指導にかかる時間を短縮し、繰り返しの説明が不要に。 - 業務品質の安定化
誰が担当しても、同じ手順・同じ品質で業務が進められる。 - 自分の時間確保
説明対応に奪われていた時間を、本業や顧客対応に充てられる。
“教えることに疲れない日常”を手に入れる
毎日のように繰り返す同じ説明から解放され、
スタッフは自信を持って動けるようになり、先生は本来の専門業務に集中できる。
動画マニュアルは、そんな働きやすい環境づくりの切り札です。
「説明に疲れたな…」と感じたら、
一度“動画に任せる”という選択を試してみてはいかがでしょうか。
おまけ：アニメーション研修動画や動画マニュアル作成に興味ある方へ
この研修の課題、テーマはアニメーション動画との相性抜群です。
視覚で伝える・ストーリーで理解させる・ナレーションで補完する、という3つの要素が揃い下記のような難しいIT分野でもわかりやすく伝えることができます。
「うちもマニュアルの伝え方、変えてみたいな…」という方がいたら、
お気軽にご相談ください。
